Durante la fase di realizzazione di un progetto è facile che si debbano mettere in atto cambiamenti radicali, per realizzare dei miglioramenti o per andare incontro a mutate esigenze da parte di tutti gli interessati.
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Come procedura di escalation si intende la modalità che utilizza il Project Manager per comunicare determinati cambiamenti verso i vertici aziendali. Saper quale tipo di procedura di escalation verrà messa in atto in caso di cambiamenti in corsa di realizzazione è prerogativa proprio del Project Manager, che deve evidenziare la cosa in fase di stesura del progetto iniziale. La cosa naturalmente appare complessa poiché implica la conoscenza dei diversi ruoli e responsabilità di gestione del progetto.
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Definire la procedura di escalation porta ad eliminare ogni tipo di ambiguità e porta ad una comunicazione tempestiva e quindi efficace. Il Project Manager deve essere quindi in grado di raccogliere le informazioni, analizzarle e sottoporle ai vertici aziendali in maniera molto chiara. Questo processo può diventare fuorviante per le decisioni finali se non è portato avanti in maniera oggettiva, per questo presuppone un tipi di lavoro molto lucido.
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In caso di problematiche di diverso tipo e di necessità di diverse procedure di escalation converrà al Project Manager andare per ordine, sottoponendo ogni singola procedura a suo tempo ed evitando di sottoporre troppe questioni irrisolte contemporaneamente. Da un lato per facilitare il lavoro e dall’altro per non dare l’impressione di non avere la situazione sotto controllo. Inoltre non tutte le decisioni richiedono la consultazione dei vertici aziendali, il Project Manager deve essere capace di risolvere da solo la maggior parte degli inconvenienti, richiedendo il contributo dei vertici solo per decisioni più complicate.
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