La riunione di lavoro è l’incontro utile per un gruppo di dipendenti in cui si discute di argomenti inerenti al lavoro/progetto in questione.
Al centro di una riunione oltre gli argomenti da trattare, si trova sicuramente l’organizzazione, che comprende l’orario, la durata, le persona da convocare e come detto anche il centro focale della riunione. La gestione di una riunione è fondamentale per andare ad abbassare notevolmente il fallimento che l’incontro può avere. Per fallimento si intende ottenere come riscontro finale soltanto confusione o anche menefregismo verso gli aggiornamenti, le novità o i cambiamenti trattati in riunioni. Spesso l’errore è quello di convocare troppi dipendenti oppure unire troppi argomenti insieme, ma ci sono però elementi spesso poco valutati che hanno invece un gran peso per l’esito finale della riunione.
Con precisione si parla dell’aspetto della sala riunione, l’occhio vuole la sua parte ma non solo, in una sala riunioni serve sopratutto comodità e praticità. Attenzione per i dettagli che fanno la differenza e sopratutto danno la giusta spinta per la concentrazione e la positività, elementi che rendono da subito un successo la riunione. Elementi che in primis devono essere presenti strutturalmente, si parla infatti di ampie sale e sopratutto con molta luce naturale. Se questi elementi mancano non bisogna scoraggiarsi, ma è necessario sicuramente applicarsi maggiormente nei prossimi passaggi. Ovviamente non può mancare la comodità, le poltrone devono essere comode e di seduta confortevole, questo per consentire che l’attenzione non cali, sopratutto nel caso in cui le riunioni superano l’orario originario. Ricordando di attrezzare la sala con tutte le tecnologie necessarie per consentire incontri più interattivi, duttili e funzionali. Ma oltre la tecnologia la sala deve essere completa anche di mobili contenitori di vario tipo, appendiabiti, cestini, tende da ufficio. La confusione deve essere arginata non solo per gli argomenti ma anche nell’aspetto, velocizzare e facilitare ogni esigenza migliora l’aspetto visivo ma anche quello mentale. Prediligere comunque in ogni caso un arredamento sobrio, ordinato ed elegante.
Ma perché tutto questo quando bisogna solo parlare o ascoltare? Per il semplice motivo di rendere confortevole e positiva la riunione attuale ma anche le riunioni successive. La maggior parte degli incontri non hanno successo perché i partecipanti odiano le riunioni e le vivono come qualcosa da evitare e concludere in fretta. Creare da subito una sala riuonioni confortevole rendere tale processo positivo favorendo la concentrazione, la creatività e la capacità di problem solving dei partecipanti.
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