Le buone norme da seguire quando si sta avviando una conversazione tramite e-mail: il decalogo dei classici errori da evitare.
Le email sono ormai da tempo il modo più diffuso per comunicare dentro e fuori ufficio, garantendo uno scambio veloce e la tracciabilità della comunicazione. Eppure, nonostante si tratti di un mezzo utilizzato da tutti, ad ogni livello, ancora oggi sono molti gli errori che ci compiono ogni giorno.
Gli esperti di Hays ne hanno individuati 10, stilando un decalogo dettagliato di ciò che si deve e non deve fare nell’invio delle e-mail.
- Bisogna saper usare la funzione rispondi a tutti, ci sono infatti casi in cui è bene utilizzarla e altri, come quando è stata inviata una copia conoscenza, in cui è meglio evitarla.
- Mai parlare male dei colleghi, se questo vale anche di persona nelle mail è ancora più vero. Scripta manent e ciò può ricadere sul mittente dalla lingua lunga.
- Stare sempre attenti a chi e cosa si sta inviando, accertandosi di non divulgare mai materiale sensibile.
- Evitare allegati pesanti che complicano la vita del destinatario, anche tenendo presente il fatto che lo smartphone è sempre più utilizzato per leggere le mail (meglio un link con file trasferito da scaricare).
- Mai e poi mai dare adito a catene di Sant’Antonio, sono inutili e fastidiose.
- Inserire sempre l’oggetto, aiuta il destinatario a tenere in ordine le mail e predispone alla lettura.
- La conferma di lettura è utile eppure fastidiosa, a volte meglio una telefonata di recal per sapere se la mail è arrivata, ma solo in caso sia davvero importante.
- Durante la scrittura va evitato il maiuscolo, lo si fa corrispondere ad un tono di voce più altro e fa sentire per questo aggrediti.
- Utilizzare sempre il ccn per invii di massa, la diffusione indiscriminata di indirizzi mail infatti non piace a nessuno.
- Rispondere a un messaggio includendo anche il testo del mittente consente di mantenere un riferimento per le risposte successive, facilitando la comprensione della conversazione.
