La quantità di email quotidiane presenti nel client di posta di ognuno è sempre molto cospicua, a volte si tratta di pubblicità, altre di newsletter ma il più delle volte di email di lavoro a cui è necessario rispondere.
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Per fare ordine in questo caos bisogna essere molto essenziali. Prima di tutto è bene avere tre indirizzi email a disposizione. Uno personale, uno lavorativo e il terzo da lasciare in giro, come riferimento per eventuali pubblicità. Una volta fatta questa distinzione bisogna però essere bravi a gestire le email di lavoro in maniera saggia. Perdersi in risposte o domande lunghe ed articolate non porterà che ad altre email lunghe ed articolate.
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Le email invece devono essere essenziali e se si deve comunicare qualcosa di più complesso è bene utilizzare altri canali di comunicazione, dalla telefonata alla chat e alla riunione in caso di problematiche più complesse. Delegare solo alla parte scritta la comunicazione complica solo le cose.
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I paragrafi delle email devono essere sempre sintetici e se si pretende una risposta a qualche domanda allora è bene evidenziarla semplicemente isolandola dal resto del paragrafo. Nel caso in cui invece si voglia fornire una riposta ad una domanda sarà d’obbligo quotare la farse a cui si intende rispondere Essere precisi evita uno scambio di mail lungo e confuso. In una email dovrebbero essere contenute tutte le informazioni, evitando invii successivi, ma cercando di essere concisi e soprattutto prediligendo una comunicazione visiva chiara, per piccole frasi essenziali.
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