La capacità di misurazione delle performance è ormai comunemente considerata un fattore indispensabile per il miglioramento dell’efficienza complessiva dell’azione pubblica. La qualità della misurazione si basa sulla disponibilità di indicatori appropriati e di dati corretti e tempestivi che alimentano gli indicatori, in maniera tale da consentire di programmare e mettere in atto le azioni correttive più opportune. Perciò, l’efficienza della misurazione delle performance dipende anche dalla efficienza della filiera dei sistemi ICT che nella PA supportano i processi contabili e di controllo (sistemi di controllo strategico e controllo di gestione, di contabilità analitica e contabilità economico-patrimoniale, di gestione dei magazzini etc..) e di quelli che consentono il tracciamento e la trasparenza delle operazioni (protocollo, sistemi di workflow management).
È indispensabile che tale filiera sia armonizzata in una architettura logica e funzionale coerente e integrata, in grado di evitare duplicazioni e di agevolare i controlli e le analisi dei fenomeni a diversi livelli di sintesi. L’articolo 13, comma 2, del D. lgs del 12 febbraio 1993, n. 39 prevede il monitoraggio dei contratti per la progettazione, realizzazione, manutenzione, gestione e conduzione operativa di sistemi informativi automatizzati, determinati come “contratti di grande rilievo”, e la possibilità da parte delle PA di affidarne l’esecuzione a società specializzate, fra le quali quelle incluse in un apposito elenco predisposto dal CNIPA, a condizione che non risultino collegate con le imprese parte dei contratti.
Il monitoraggio e la verifica rispondono alla necessità di una adeguata e corretta gestione, da parte delle PA, dei contratti di servizio delle tecnologie dell’informazione. Per questo costituiscono uno strumento operativo di buona amministrazione che, applicato ai contratti di servizio ed ai progetti ad essi inerenti, è finalizzato al perseguimento di un livello soddisfacente di efficienza, efficacia ed economia nel progetto esaminato. Per questa pluralità di intenti il monitoraggio e la verifica si distinguono dagli altri strumenti di controllo e valutazione che le organizzazioni applicano a progetti d’investimento poiché da un lato facilitano l’evoluzione delle forme contrattuali, contribuendo all’eliminazione di pratiche consociative e di pregiudizi contrari all’interesse dell’economia del paese; dall’altro si dedicano all’intera problematica progettuale a partire dalla validità degli obiettivi, non limitandosi all’indagine della trasformazione di mezzi finanziari nei servizi in cui si materializza l’investimento.
Il monitoraggio si articola in diverse azioni, specifiche di ogni fase del ciclo di vita della fornitura. Esse sostengono l’Amministrazione nella valutazione dell’impatto economico ed organizzativo, nel controllo dell’avanzamento dei progetti e nell’accertamento dei livelli di servizio, secondo le seguenti fasi:
- realizzazione dello studio di fattibilità;
- redazione degli atti di gara;
- direzione dei lavori;
- assistenza al collaudo;
- realizzazione del piano di continuità ed emergenza.
La verifica dei contratti informatici va effettuata dopo che la fornitura sia stata eseguita; eventualmente al termine di sue fasi significative. L’attività di verifica è effettuata con particolare riguardo ai costi ed ai benefici dei sistemi informativi automatizzati, mediante l’adozione di metriche di valutazione dell’efficacia, dell’efficienza e della qualità. Essa sostiene il responsabile dei sistemi informativi automatizzati nella valutazione dei risultati ottenuti mediante una comparazione tra l’analisi costi/benefici effettuata ex ante ed ex post, l’analisi della relazione tra beni e servizi ICT ricevuti dal fornitore, altre risorse impiegate e risultati ottenuti e l’analisi delle cause che abbiano eventualmente limitato o impedito il raggiungimento degli obiettivi.
