Occuparsi della Pubblica Amministrazione – e quindi di un complesso intreccio di problemi, di spinte al cambiamento e di resistenze, di ritardi e di risultati importanti – vuole dire entrare in una delle questioni più critiche e controverse del dibattito politico-istituzionale del nostro Paese, anche per gli interessi che mobilita qualunque tentativo teso a porre la nostra Amministrazione in sintonia con le indicazioni che ci provengono dall’UE. Ma, oltre che un’istituzione, la Pubblica Amministrazione è anche una organizzazione complessa, articolata ed ampiamente decentrata, presente in tutti o quasi tutti i momenti della vita quotidiana, dove opera un numero consistente di dirigenti, quadri e lavoratori.
Il campo di applicazione di Management e governance nella Pubblica Amministrazione pone in relazione gli elementi soggettivi – cultura, benessere e motivazioni dei lavoratori – con l’efficienza e l’efficacia della stessa, interpretata come capacità di risposta ai bisogni dei cittadini e delle comunità e sta evolvendo sempre più nell’ottica di raggiungimento di obiettivi, più che il semplice rispetto dei tempi, dei costi e della qualità dei risultati. Il futuro del project management è di passare dalla realizzazione corretta del progetto a quello di realizzare correttamente il progetto giusto.
Il Project Management nella PA intende contribuire allo sviluppo della qualità dei servizi sottolineando i requisiti di una comunicazione efficace con il cliente e con i cittadini, sia in termini organizzativi che istituzionali; il ruolo dei dirigenti nello sviluppo umano ed organizzativo; l’empowerment come strumento di crescita. Questo approccio è utilizzato nella PA, dove c’è un impegno continuo nella realizzazione di nuovi progetti. Certamente, la realizzazione di una nuova opera pubblica è un progetto impegnativo e come tale deve essere gestito, ma anche lo sviluppo o la riorganizzazione di un servizio coinvolge risorse ed ha dei vincoli sui tempi e sui costi che ne rendono necessaria la sua gestione. In questo contesto devono essere visti in modo integrato sei elementi: la scelta del progetto da realizzare, la progettazione del progetto, la pianificazione, la realizzazione, il monitoraggio e la valutazione finale del raggiungimento degli obiettivi.
Oggi è sempre più difficile realizzare progetti di successo perché si sottovalutano le prime tre fasi, poiché scegliere il “progetto giusto” è certamente un’attività complessa, che comprende il coinvolgimento di più attori e la verifica che i risultati attesi siano in linea con la politica generale dell’organizzazione. In alcuni casi questa azione, è talmente critica, complessa e coinvolge risorse pregiate da giustificarne un approccio come progetto e quindi con una sua pianificazione e monitoraggio.
La difficoltà di realizzare progetti di successo passa necessariamente dal raccogliere, condividere e formalizzare i requisiti di ciò che si dovrà realizzare ed analizzare in modo approfondito i bisogni e le aspettative di tutti gli interessati (stakeholder) al progetto.
