In base all’art. 2702 del Codice Civile, il referto medico, per avere dignità giuridica e per ottenere valore legale e probatorio, deve essere sottoscritto dal medico che lo redige, il quale si assume la responsabilità del contenuto e la sottoscrizione ne attribuisce la paternità e permette, anche in un momento successivo, di risalire all’autore dello stesso. Nulla, il Codice Civile, dice sulle modalità di redazione della scrittura privata, né si sofferma sui supporti o sui mezzi di scrittura, sulla firma e sulla conservazione dei documenti. Esso può quindi avere qualsiasi forma tecnologica, purché idonea a raggiungere lo scopo desiderato.
La facilità con la quale i documenti vengono stampati e duplicati nei moderni sistemi di gestione ha generato una situazione insostenibile, producendo carta senza controllo e rendendo l’archiviazione della documentazione un problema sempre più centrale, sia per gli aspetti legali che per quelli logistici ed economici. La gestione in ambiente informatico della mole di documentazione che quotidianamente le amministrazioni pubbliche, gli enti e le imprese producono offre grandi prospettive in termini di efficienza, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa e promette di abbattere gli sprechi e di moltiplicare i risparmi.
La gestione elettronica dei flussi documentali scambiati sia all’interno sia all’esterno delle strutture amministrative pubbliche appare un intervento centrale nel processo di cambiamento della Pubblica Amministrazione. Con l’entrata in vigore e l’applicazione delle disposizioni di legge più recenti, da soluzione interna ai singoli organismi, è destinata a coinvolgere l’intero sistema pubblico, con l’intento di consentire il completo passaggio dalla carta al digitale e di “dematerializzare” gli archivi delle amministrazioni. Si è così aperta la strada a significative esperienze di progetti di “dematerializzazione”, che riguardano archivi pubblici di straordinario impatto sul sistema sociale: registri dello stato civile, catasto, cartelle cliniche, sostituibili a tutti gli effetti, per una certa interpretazione delle vigenti disposizioni, da documenti digitali.
Possiamo definire la dematerializzazione come quella trasformazione della documentazione testuale e iconografica in formato digitale, garantendo, però, soprattutto nel caso speciale della documentazione clinica e in tutti quei casi di documentazione pubblica, la validità e la sicurezza semantica dei documenti informatici archiviati, il loro esatto e sicuro collocamento temporale e l’effetto della opponibilità a terzi. L’Italia ha accumulato negli ultimi quindici anni una normativa in complesso molto avanzata in tema di trasparenza, riservatezza, documentazione amministrativa, protocollo informatico, documento digitale.
