L’aumento di produttività dei dipendenti pubblici può scaturire anche dal cambiamento degli strumenti di lavoro. È il caso della Regione Veneto che nel corso del 2007 ha deciso di adottare politiche di innovazione per il miglioramento dell’efficienza e della produttività interna agli uffici pubblici e ha introdotto nuova rete intranet regionale.
L’esigenza iniziale era di realizzare una maggiore collaborazione interna, una più completa condivisione delle informazioni, e un aumento della velocità nella gestione dei procedimenti coinvolgendo direttamente il dipendente pubblico nei processi organizzativi.
La intranet è stata rinnova sia come tecnologia di implementazione sia come funzionalità essendo diventata il punto di accesso di tutte le procedure interne. Oggi è una nuova area di lavoro per lo scambio di informazioni e documenti e per la comunicazione integrata, e la sua ripartizione corrisponde alla struttura organizzativa.
I profili dei dipendenti consentono l’accesso alle aree di lavoro comune. Per ogni area è possibile condividere procedimenti, inserire materiale d’archivio, definire appuntamenti e scadenze, lasciare messaggi in bacheca, avviare sondaggi, partecipare a forum e utilizzare strumenti Web 2.0 come i wiki. I benefici apportati dall’introduzione della nuova intranet come strumento di lavoro sono stati:
- Minore circolazione di documenti cartacei
- Diminuzione dell’uso della posta elettronica per lo scambio documentale
- Facilitazione nella comunicazione orizzontale
- Aumento del coinvolgimento e della collaborazione tra dipendenti
- Disponibilità dell’archivio documentale per il lavoro in mobilità
- Possibilità di personalizzare aree omogenee di lavoro con contenuti e strumenti di terze parti
Come risultato generale si è assistito ad un aumento dell’impegno verso attività di gruppo, mentre a livello di unità organizzative si è innescato una sorta di processo di emulazione delle pratiche migliori, per cui la produttività è migliorata a livello delle singole unità e come risultato generale si è avuto un aumento della qualità dei servizi resi al cittadino.
