Negli ultimi anni la legislazione sta dando una forte spinta verso l’evoluzione del sistema di gestione documentale nella Pubblica Amministrazione, con l’obiettivo di snellire i processi di lavoro, ridurre i costi e razionalizzare lo scambio di informazioni tra PA, e tra le PA ed i privati.
Questo processo prevede la graduale sostituzione del cartaceo con il documento informatico, attraverso due principali attività: la dematerializzazione dei documenti in ingresso e la produzione di documenti originali informatici per la corrispondenza interna e in uscita. Questa fase del Protocollo Informatico è accompagnata dall’introduzione di sistemi di comunicazione telematica per l’invio e la ricezione di informazioni e documenti, secondo quanto disposto dall’art. 12 del Codice dell’Amministrazione Digitale.
Il passaggio da “analogico” a “digitale” solleva inevitabilmente una questione: possiamo paragonare la validità di un documento informatico al documento cartaceo? È la Legge 95/1997 a riconoscere per la prima volta piena validità giuridica al documento informatico; successive modifiche ed integrazioni hanno poi puntualizzato il concetto, stabilendo che il documento informatico ha efficacia probatoria, ma la provenienza delle dichiarazioni ivi contenute è provata solo se sottoscritto con firma digitale ed è prodotto secondo specifiche prescrizioni tecniche.
Le caratteristiche principali di un documento informatico valido, sono l’immodificabilità e la leggibilità nel tempo, indipendentemente dal software utilizzato per produrlo. I principali formati ammessi sono TIFF, XML e, non ultimo, il PDF/A, che a differenza del PDF, incorpora tutte le informazioni e i font necessari per poter essere letto nel tempo.
La continua evoluzione della tecnologia comporta un costante aggiornamento delle regole tecniche: perciò questa delicata attività è stato delegata al CNIPA (DLgs 39/1993, art.4, c.1), che ha quindi il compito di definire le specifiche tecniche relative alla gestione dei documenti informatici, secondo quanto previsto dal DPCM 8 Febbraio 1999 e successive modifiche.
