Un’adeguata gestione dei documenti è fondamentale per qualsiasi amministrazione pubblica. Si immagini l’enorme quantità di lettere, circolari, note che ogni giorno transita in un qualsiasi comune italiano. Fin dagli albori della Pubblica Amministrazione moderna nacque l’esigenza di catalogare e gestire sistematicamente i documenti: basti pensare che la prima legge a riguardo in Italia fu un Regio Decreto del 1900. Con l’avvento dell’informatica attorno agli Anni ’90 i legislatori iniziarono a stabilire regole e normative per gestire la documentazione con l’aiuto dei computer.
Il testo fondamentale in materia è il DPR 445/2000 che tratta in maniera esaustiva la documentazione amministrativa sotto il profilo legislativo. Considerata l’impossibilità di far fronte alla rapida evoluzione tecnologica, il legislatore ha preferito suddividere la normativa in testo unico e regole tecniche piuttosto che accorpare tutto, per favorire velocemente il ricambio delle normative tecniche senza stravolgere l’intero impianto.
Il protocollo informatico è “l’insieme delle risorse di calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati dalle amministrazioni per la gestione dei documenti”. A suffragio dell’importanza delle procedure digitali per la gestione documentale occorre considerare che “gli atti, dati e documenti formati dalla pubblica amministrazione e dai privati con strumenti informatici e telematici, i contratti stipulati nelle medesime forme, nonché la loro archiviazione e trasmissione con strumenti informatici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge” [Legge 15 marzo 1997, n.59 (art.15)].
Il DPR 445 deve essere applicato agli enti pubblici non economici, agli enti locali, alle università, alle scuole, insomma incide in modo molto significativo sulle organizzazione di gran parte della PA italiana, proprio perché si propone di raggiungere due importanti obiettivi: una migliore efficienza amministrativa e l’accesso concreto ai documenti e ai procedimenti amministrativi da parte dei cittadini. “Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici, sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del testo unico”.
