Il processo di informatizzazione della PA ha subito una forte accelerazione con la legge 241/90 e il testo unico 445/2000, che rappresentano i fondamenti normativi della funzione amministrativa: la PA deve essere una macchina erogatrice di servizi ai cittadini, rispetto ai quali deve garantire l’efficacia, l’efficienza e la trasparenza dell’azione amministrativa.
Il percorso evolutivo passa attraverso una corretta gestione documentale: non esiste attività della PA che non sia manifestata e verbalizzata su un documento. Documento che, oltre ad essere testimone delle attività che l’Ente produce, ha una rilevanza giuridico amministrativa importante, porta dei diritti o modificazioni di diritti verso terzi. Da qui la necessità di realizzare modelli organizzativi che ne garantiscano una gestione efficiente, sicura e trasparente.
Garanzia di trasparenza ed efficacia è il registro di protocollo, “porta” di entrata e di uscita di tutti i documenti della PA Tutto ciò che entra da quella “porta” diventa ufficiale, quindi il soggetto che spedisce un documento o che pone una certa istanza è certo che l’ente li ha recepiti solo nel momento in cui questo è dimostrabile, ovvero nel momento in cui vengono rilevati nel registro di protocollo.
La normativa di riferimento conduce la PA alla rivisitazione del concetto di protocollo, passando da una gestione di Protocollo Informatizzato (ovvero un sistema di registrazione informatica del protocollo, pur mantenendo la gestione documentale nell’ambito prettamente cartaceo) a Protocollo Informatico (ovvero l’adozione generalizzata del documento informatico e della gestione elettronica dei processi amministrativi), consentendo una migliore possibilità di ricerca, maggiore disponibilità di informazioni, annullamento tempi di trasmissione, maggiore sicurezza, certificazione più forte e possibilità di trasferire insieme al documento anche informazioni strutturate.
Il CNIPA, nel documento “Linee guida alla realizzazione dei sistemi di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali nelle pubbliche amministrazioni” (denominato GEDOC 2) ha tracciato lo scenario evolutivo della gestione documentale, indicando quattro livelli attuativi della gestione del Protocollo Informatico:
- Nucleo minimo
- Funzionalità aggiuntive
- Gestione dei procedimenti
- BPR
– Gestione Documentale
– WorkFlow
– Reingegnerizzazione dei processi
