Per gestire elevate quantità di dati e documenti da catalogare e conservare in ufficio, non sempre è sufficiente affidarsi a soluzioni tradizionali: meglio adottare un approccio IT, focalizzato sulle opportunità offerte dall’Enterprise Content Management (ECM).
Tra le sue diverse applicazioni, infatti, spiccano i servizi di Archiving, che possono acquistare un valore strategico nell’ambito dei processi di business aziendali.
Secondo IDC, infatti, quasi il 90% delle informazioni digitalizzate è rappresentato di dati non strutturati che richiedono una gestione complessa, resa possibile anche grazie a soluzioni ECM.
A lanciarsi in questo campo innanzitutto colossi come Microsoft (FileNet) ed Oracle, con le sue proposte in chiave Soa. Oltre ad essi, però, troviamo anche società specializzate come Realtech Italia, che ha appena presentato una nuova suite di soluzioni di archiviazione nell’ambito dei suoi prodotti ECM.
L’archiviazione centralizzata di documenti (contratti, fatture, clienti, pratiche, ordini, ecc.) attraverso la creazione di link permette alle aziende di reperire e gestire le informazioni in maniera snella e ordinata, senza il rischio di perdere tempo o, peggio ancora, dati preziosi. Il tutto, ottimizzando spazi e condividendo le informazioni aziendali.
«Le aziende che si affidano al servizio di Archiving sono società che operano per lo più nel settore assicurativo, dei servizi, delle telecomunicazioni e delle utility. Si tratta di aziende che giungono alla consapevolezza di non essere più in grado di gestire adeguatamente la documentazione presente nei loro archivi e che necessitano quindi di una soluzione in grado di risolvere questo problema e evitare così serie complicazioni nel lungo periodo», ha dichiarato Angelo Benvenuti, Direttore Generale di Realtech Italia.
Per innalzare il livello di organizzazione aziendale attraverso la creazione di archivi intelligenti”, quindi, sono disponibili sul mercato numerose soluzioni, pensate appositamente per le PMI. Come l’offerta Archiving di Realtech, ad esempio, che è modulare e copre l’intera gestione del documento: dal Contact Management (gestione dei contenuti) al Knowledge Management (integrazioni e ricerche trasversali tra ambienti SAP e non SAP) al Portale (per la gestione complessa dei documenti e delle informazioni aziendali).
