Quando si vuole diffondere un documento scritto con Word, o semplicemente si vuole condividere una copia del documento per fini lavorativi, è sempre opportuno verificare la presenza di eventuali informazioni personali che non si vogliono divulgare.
Forse non tutti sanno che all’interno del file Word, in forma di meta-dati, vengono memorizzate numerose informazioni personali e dati nascosti, che potrebbero essere utilizzati in modo improprio qualora non venissero controllati.
Un esempio di dati potenzialmente pericolosi sono quelli riguardanti la propria persona o funzione lavorativa, oppure relativi all’organizzazione di appartenenza.
Per far fronte a questo problema esiste, fortunatamente, la caratteristica “Controllo documento” di Microsoft Office Word, che consente appunto di individuare e rimuovere le informazioni personali e i dati nascosti nei documenti.
Tale caratteristica può essere attivata tramite il pulsante “File” e successivamente tramite la voce “Prepara” e “Controlla documento” come mostrato in figura.
A questo punto viene visualizzata una apposita finestra di dialogo “Controllo documento” nella quale occorre selezionare le caselle di controllo relative ai tipi di contenuto nascosto che si desidera controllare.
I controlli eseguibili riguardano le seguenti informazioni:
- commenti, revisioni, informazioni sulla versione del documento e annotazioni a penna;
- proprietà del documento, come quelle contenute nelle schede Riepilogo, Statistiche e Personalizza;
- informazioni personali come le intestazioni di messaggi di posta elettronica, le nformazioni sui criteri di gestione dei documenti o sul tipo di contenuto, il nome utente;
- intestazioni e piè di pagina;
- testo formattato come nascosto;
- dati XML personalizzati memorizzati all’interno di un documento.
Una volta selezionati i controlli e premuto il tasto “Controlla” occorre esaminare i risultati del controllo e selezionare “Rimuovi tutto” per rimuovere le informazioni indesiderate dal documento.
