Chi utilizza Outlook da tempo sa che i file dove vengono archiviati i messaggi di posta raggiungono dimensioni ragguardevoli. Personalmente sono arrivato ad archiviare oltre 10GB di posta in 3 anni.
Ogni volta che apriamo un messaggio o cerchiamo qualcosa tra le email Outlook accede a questi file di archivio (*.pst), con conseguente carico dell’hard disk. Vediamo ora come archiviare la nostra posta in un computer collegato alla rete LAN con Outlook 2007.
Il vantaggio di spostare i messaggi su un server di rete non risiede soltanto nel fatto di liberare spazio sull’hard disk, ma anche nel farlo lavorare meno, soprattutto per chi lo utilizza in modo intensivo. Altro vantaggio lo si ha nel momento in cui il computer va in crash mentre Outlook sta “lavorando”; con gli archivi in rete non rischiamo di corromperli per un arresto improvviso e perdere dati importanti.
Il server può essere un qualsiasi computer della rete LAN con una cartella condivisa; non servono macchine all’ultimo grido ma un semplice computer. Ovviamente più questo computer è performante maggiore sarà la velocità di accesso ai messaggi.
Possiamo decidere se mettere in rete tutti i nostri messaggi (cartella Inbox) oppure quelli che usiamo di meno o degli anni passati. A meno che non lo abbiate cambiato, il percorso nel quale Outlook 2007 conserva tutti i messaggi, su Vista/Seven, è
C:UsersNome UtenteAppDataLocalMicrosoftOutlook
Su XP invece si trova su:
C:Documents and SettingsNome UtenteDati ApplicazioniLocalMicrosoftOutlook
Vediamo ora come spostare sul nostro server di rete (che può essere un qualsiasi computer) i messaggi dell’anno 2008. Per prima cosa apriamo Outlook, andiamo nel menù “Strumenti” e poi “Impostazioni Account…”, apriamo ora la tab “File di dati”. Qui troviamo gli archivi *.pst delle nostre email. Clicchiamo su “Aggiungi…” e andiamo a scegliere il formato “File delle cartelle personali di Office Outlook (.pst)”; ovviamente dobbiamo andarlo a salvare nel computer in rete, che per comodità chiameremo Server; raggiungiamo il Server dalle “Risorse di Rete”, scegliamo la cartella condivisa sul server e diamo un nome all’archivio che chiameremo per comodità 2008.pst.
Una volta salvato possiamo scegliere il nome con il quale Outlook lo riconoscerà, scriviamo 2008 e diamo l’Ok.
Tra gli elementi di posta avremo ora la cartella 2008 dove spostare tutti i messaggi dell’anno passato che saranno salvati automaticamente nel computer in rete; possiamo creare anche delle sottocartelle:
