La crescita progressiva delle informazioni e la loro gestione è un problema che riguarda ormai tutte le aziende, a prescindere dalla dimensione. Rapporti con i partner commerciali, Internet e organizzazione interna portano infatti anche le piccole e medie imprese a dover fare i conti con un considerevole numero di documenti. Da qui, la necessità di acquisire nuove risorse di storage e favorire di conseguenza la creazione di nuove ulteriori informazioni.
Anche in una PMI infatti, sono sufficienti poche migliaia di documenti di lavoro presenti all’interno di una LAN per far crollare la produttività individuale di fronte agli ostacoli di una ricerca frutto di anni di archiviazioni non organizzate.
Le concrete difficoltà di reperire i documenti desiderati inoltre provocano come effetto collaterale inutili duplicazioni di file già esistenti, aggiungendo, caso mai ce ne fosse bisogno, anche problemi di controllo sulle versioni.
Quando si comincia ad accostare termini come ricerca e Web passando per una Intranet non serve molto perchè venga in mente il nome di Google, il sito che di fatto si è affermato come strumento principe per trovare le informazioni desiderate a livello globale.
Qualche tempo fa, l’azienda ha deciso di sfruttare le potenzialità del proprio algoritmo e applicarlo alle problematiche aziendali. La Google Search Appliance è stato così il primo passo al di fuori del proprio ‘storico’ mercato, proponendo alle grandi aziende una soluzione hardware e software capace di eseguire l’indicizzazione e favorire la ricerca tra i propri documenti. Una proposta analoga, ma esclusivamente software, Desktop Search, è invece arrivata sul lato utente finale
Per chiudere il cerchio, Google Mini è stata concepita al fine di coprire analoghe esigenze di piccole e medie imprese.
Figura 1: la Google Mini Appliance
L’appliance Google Mini
Nella sua veste più recente l’appliance Google Mini si propone come la soluzione per agevolare al massimo la ricerca dei documenti sotto il controllo aziendale, sia che si tratti di un file server, Intranet, di uno o più siti Web. In pratica, sfruttando a livello locale la medesima interfaccia e i criteri di ricerca del motore attualmente più utilizzato al mondo, è possibile tenere in ordine un archivio aziendale e trasferire all’interno della LAN i criteri di ricerca che un utente sfrutta abitualmente sulla Rete più estesa.
L’interfaccia di Google Mini può infatti essere incorporata nel sito aziendale, personalizzandone diversi elementi. Per i più esigenti resta comunque la possibilità di modificarne liberamente l’aspetto sfruttando il feed XML.
Oltre ai benefici di un’organizzazione più efficiente, il risparmio sulla formazione e sull’apprendimento dovrebbero arrivare rapidamente a giustificare i 1.995 euro di investimento minimo richiesto per la versione in grado di eseguire ricerche su un massimo di 50.000 documenti in oltre 200 formati differenti. Tra questi, sono inclusi tutti i formati più diffusi, tipo i documenti Microsoft Office, HTML, PDF, ma anche strumenti Lotus, IBM, Novell e persino lo ‘storico’ Wordstar, con il riconoscimento automatico di 28 linguaggi. Per essere indicizzati , i documenti devono essere ‘Web-enabled (vale a dire accessibili tramite protocollo HTTP o HTTPS) o residenti all’interno di un file system della rete.
Rispetto alla precedente, la nuova versione di Google Mini offre dimensioni ridotte, una procedura di installazione semplificata e una riduzione del fabbisogno energetico. Una volta collegato, il dispositivo trasforma i file server presenti nella rete locale in un database aziendale indicizzato ai fini della ricerca, secondo le stesse modalità del sito Web di Google. È sufficiente indicare uno o più URL di partenza piuttosto che la collocazione fisica dei documenti e in un paio d’ore al massimo, l’intero archivio aziendale sarà indicizzato, escluse le aree eventualmente indicate dall’amministratore.
La necessità di applicare la ricerca su infrastrutture più estese ha indotto il produttore ad aumentare anche la componente di sicurezza. A seconda delle necessità inoltre, è possibile impostare i criteri di scansione in modo che i siti soggetti a maggiori cambiamenti vengano scansionati con maggiore frequenza.
L’appliance è stata concepita in modo da gravare il meno possibile sul lavoro dell’amministratore di sistema. La configurazione iniziale, per esempio, è stata curata in modo da incontrare le situazioni più comuni ma, viene assicurato, anche in caso sia necessario impostare una configurazione personalizzata, non è richiesta più di mezz’ora. Sono più di cento i fattori diversi utilizzati per la pertinenza delle ricerche.
Durante la fase operativa, il motore può essere impostato in modo che la scansione sia effettuata al momento delle modifiche apportate ai dati, oppure far sì che i dati siano indicizzati di continuo.
Interessante inoltre la possibilità di specificare a livello amministratore una serie di parole chiave da associare a un determinato documento. In questo modo, quando l’utente digita uno di questi termini, il documento in questione sarà presentato per primo nella finestra dei risultati.
Al fine di scoraggiare eventuali utilizzi giudicati poco ‘corretti’, l’appliance è infine programmata in modo che non sia possibile effettuare l’indicizzazioni di siti diversi dal proprio.
Oltre la ricerca
Inquadrare Google Mini come motore di ricerca aziendale sarebbe però riduttivo. L’appliance può infatti contribuire a migliorare anche l’efficienza del sito all’interno del quale viene utilizzato. Grazie a una serie di report su eventuali errori nelle pagine o su collegamenti errati, riesce a ‘tracciare’, le abitudini e i comportamenti di massima all’interno di un’organizzazione. Insieme ai dati sulla frequenza dei termini ricercati è quindi possibile aiutare l’amministratore IT ad individuare quali sono le esigenze principali degli utenti.
Rispetto al fratello maggiore Search Appliance, la versione Mini, oltre alla capacità di trattare un numero inferiore di documenti, presenta un insieme ridotto di funzioni, Non è per esempio disponibile l’indicizzazione diretta dei database, così come non lo sono le funzioni RAID.
Rispetto alla versione precedente è però aumentato in misura drastica il numero di interrogazioni che possono essere elaborate in simultanea. Da una infatti con la nuova versione si è passati a 25.
Per chi dovesse prendere in considerazione l’acquisto di Google Mini con la preoccupazione di individuare il modello più adatto alle proprie esigenze, non c’è alcun problema. Il passaggio dalla versione base, capace di elaborare 50mila documenti a quelle più potenti viene effettuato tramite software. Per la cifra di 2.995 euro per esempio, è possibile raddoppiare la quantità di file elaborati, mentre per arrivare a 200.000 documenti, la spesa prevista è di 5.995 euro.
La versione più potente infine, con capacità di 300.000 documenti, costa 8.995 euro. Si tratta in ogni caso di prezzi che si riferiscono al costo d’acquisto del singolo dispositivo e non a eventuali aggiornamenti.
A sostegno della validità di Google Mini, l’azienda nelle pagine dedicate, all’interno del proprio sito, propone un lungo elenco di clienti a livello mondiale che lo utilizzano. Tra queste, spiccano le Università di Camerino e Roma Tre e il sito di commercio elettronico Gioie.it, il cui commento al riguardo non lascia adito a dubbi “Andate sul sito e provate a effettuare una ricerca”. Chiunque volesse raccogliere l’invito avrà effettivamente modo di verificare come qualsiasi operazione di ricerca sia portata a termine in pochi secondi.
