Disponendo di un account gratuito Zoho, e previo login, possiamo aprire un foglio di calcolo Microsoft Excel in versione 2003 o OpenOffice.org, o crearne uno nuovo e condividerlo con qualcuno grazie al servizio Zoho Sheet.
Dalla home page di Zoho, accediamo dopo il login, a Zoho Sheet; dal pulsante “Importa” possiamo aprire uno dei seguenti formati di foglio di calcolo: XLS, SXC, ODS, CSV (“Comma Separated Values”, uno standard universale di scambio fra fogli di calcolo), TSV (“Tab Separated Values”).
In alternativa possiamo creare un nuovo file dal pulsante “Nuovo” ed editarlo come qualsiasi foglio di calcolo.
A questo punto i dati contenuti nello spreadsheet possono essere condivisi: da “Condividi | Invita” accederemo alla finestra dei dettagli per la condivisione. Se il file è stato creato con Zoho, il programma ci chiederà di salvarlo prima di proseguire.
Nella finestra suddetta possiamo scegliere se vogliamo condividere il file in sola lettura o in modifica: inseriremo l’email del destinatario dell’invito nella sezione “Sola lettura Members” o “Scrivi/Leggi Members” a seconda del grado di condivisione che vogliamo conferire al foglio. In questo modo, in un unico passaggio, divideremo membri autorizzati alla modifica dai membri che possono solo visualizzare il file.
Se abbiamo già una lista di contatti o un gruppo da cui attingere gli indirizzi possiamo cliccare su “Add contact” o “Add group”.
È utile “flaggare” l’opzione di notifica delle modifiche apportate al foglio per tenerne traccia, così come potrebbe essere funzionale scegliere di condividere solo determinati fogli e non tutta la cartella, selezionando l’opzione “Fogli Specifici” invece di “Intero Documento” (come di default).
Cliccando sul link “Modifica messaggio di invito” possiamo editare il contenuto dell’invito che verrà trasmesso, curandoci di lasciare integro il link al documento che viene generato automaticamente.
Quando avremo inserito tutti gli indirizzi degli invitati, distinti per grado di condivisione, possiamo accedere al riepilogo delle autorizzazioni spostandoci nella tab “Dettagli condivisi”: in questa finestra possiamo eventualmente anche modificare i permessi.
