La Conservazione Digitale, com’è noto, è un processo “disciplinato” che permette di conservare i documenti direttamente in formato digitale, evitandone la stampa: l’apposizione contestuale di una firma digitale e una marca temporale sul documento ne garantiscono la sua immodificabilità, integrità, autenticità, leggibilità, sicurezza, reperibilità e valore legale. Quel che un tempo era molto meno noto – e ora invece opportunità sempre più apprezzata anche tra le PMI – è la possibilità, offerta dalla legge, di affidare la gestione del processo di conservazione a un soggetto esterno che offre idonee garanzie organizzative e tecnologiche.
Legittimamente, un imprenditore o un responsabile d’azienda potrebbe però domandarsi:
“Ma quali sono queste garanzie? E mi posso fidare di delegare all’esterno la gestione di documenti – quali fatture, libri paga e tantissimi altri – che contengono spesso informazioni molto delicate?”
Un dubbio comprensibile ma rapidamente risolvibile. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) stabilisce che la conservazione a norma dei documenti informatici e la certificazione dei relativi processi possano essere demandate a soggetti terzi, purché accreditati presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (una prassi, questa, che è già obbligo per le Pubbliche Amministrazioni): ebbene, non solo le modalità per l’accreditamento iniziale dei conservatori sono rigorosissime ma lo è anche la successiva vigilanza sulla loro condotta. Tale severità è finalizzata proprio ad assicurare il possesso e il mantenimento, da parte dei conservatori accreditati, del più elevato livello di requisiti sia in termini di qualità che di sicurezza della conservazione digitale e, quindi, a garantire le organizzazioni “deleganti” da qualsiasi rischio.
InfoCert – società del gruppo Tecnoinvestimenti e tra i primi soggetti ad essere riconosciuto quale certificatore accreditato – conosce bene tale rigore, avendo dovuto superare un lungo percorso di valutazione presso AgID in cui ha dimostrato la propria affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria (ad esempio, vantando un capitale sociale superiore di quasi 90 volte al minimo previsto), l’impiego di personale con competenze ed esperienze specifiche, nonché l’adozione di adeguate misure di protezione dei documenti. L’AgID ha anche verificato che non solo i rappresentanti legali di InfoCert, ma anche i suoi amministratori e i componenti dei suoi organi di controllo posseggano i requisiti di onorabilità che la legge prescrive per coloro che hanno funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso le banche.
Ecco, basterebbe tenere conto della severità dei criteri fin qui esposti, per avere la massima fiducia e garanzia nella decisione di esternalizzare il processo di conservazione e, cioè, le operazioni di apposizioni di firma digitale e marca temporale e la successiva archiviazione in data center ad altissima sicurezza. Con la possibilità di riavere immediatamente a disposizione il documento conservato, corredato di tutte le evidenze che dimostrano la corretta conservazione, per qualsiasi necessità di esibizione ai fini di legge.
Come accade sempre in questi casi, la testimonianza massima del vantaggio di delegare la conservazione ad un soggetto specializzato la danno però i numeri: basti pensare che, nel giro di qualche anno, i documenti conservati digitalmente dalla sola InfoCert – che, inoltre, esegue periodici e accurati controlli sulla loro integrità e leggibilità – hanno superato quota 600 milioni. Una cifra impressionante, raggiunta grazie alla capacità di assicurare, a ogni tipo di organizzazione, benefici evidenti quali il risparmio sui costi produttivi, la limitazione di rischi e oneri connessi a questa attività, il rispetto assoluto degli standard di sicurezza informatica (in particolare, per la protezione dei dati personali e delle informazioni scambiate), la conformità certa alla normativa di riferimento. Con l’ulteriore garanzia data dal possesso dell’azienda di numerose certificazioni di qualità.
Insomma, esternalizzare la Conservazione Digitale si può. E, soprattutto, conviene!
