In Microsoft Office, i commenti sono associati alla fase di revisione del documento e si trovano appunto nell’omonima tab.
Pensati in questo modo, è ovvio che essi vengano visualizzati solo in fase di modifica del documento e poi nascosti o cancellati nella fase di stampa.
Ciò ha senso quando lo scopo dei commenti è essenzialmente aggiungere informazioni per chi deve effettuare una fase successiva di modifica o revisione del documento, mentre il “prodotto finito” viene epurato da queste informazioni.
In alcuni casi, quando ad esempio in Microsoft Excel i commenti vengono associati a valori in determinate celle, può essere utile stampare queste note e renderle visibili a chi legge.
Si tratta più che altro di appunti chiarificatori del dato contenuto nella cella, che se ben disposti nell’area di stampa, possono dare un valore aggiunto alla lettura dei dati presentati.
Per procedere a stampare i commenti, per prima cosa occorre visualizzarli: dalla tab “Revisione” clicchiamo su “Mostra tutti i commenti”.
Prima di stampare però è bene dare un layout anche ai commenti, affinché non si sovrappongano ai dati: selezioniamo ogni singolo commento e spostiamolo tenendo premuto il tasto sinistro del mouse.
A questo punto, nella tab “Layout di pagina”, a destra dell’Imposta pagina, clicchiamo sulla piccola freccia in basso e accediamo alle impostazioni di pagina.
Nella scheda “Foglio”, oltre ad altre opzioni di stampa, selezioniamo il modo in cui vogliamo che vengano stampati i commenti dalla casella a discesa “Commenti”: questi possono essere stampati a fine pagina o come sistemati sul foglio.
Un’anteprima di stampa mostrerà in anticipo il risultato, così da permettere di scegliere il posizionamento migliore.
