Non diamo per scontato che tutti abbiano la versione 2007 di Microsoft Office e cerchiamo di tener conto di ciò quando salviamo o apriamo una cartella di lavoro di Excel.
Tanto per cominciare, possiamo verificare la compatibilità di un file XLS con la versione 2007 di Excel: apriamo il file e clicchiamo sull’Office button ed entriamo nella sezione Prepara.
Quindi selezioniamo “Verifica compatibilità”: se il formato del file è compatibile con Office 2007, nella finestra di pop-up leggeremo “Non è stato rilevato alcun problema di compatibilità”.
Se al contrario il file è stato salvato con Excel 2003, la finestra riporterà degli errori; i più frequenti riguardano ovviamente la formattazione e vengono indicati come “Perdita di funzionalità non significativa”.
Il programma ci avvertirà che le caratteristiche riportate nella schermata non sono supportate nelle versioni precedenti di Excel e che il salvataggio della cartella di lavoro in un formato precedente a XLSX comporterà la perdita di tali caratteristiche o la loro riduzione.
Per essere sicuri che questo controllo venga effettuato successivamente sullo stesso file, ogni volta che questo venga modificato e salvato, nella finestra del messaggio spuntiamo l’opzione “Verifica compatibilità al salvataggio della cartella di lavoro”.
In questo modo, la verifica verrà effettuata automaticamente, ma non dobbiamo dimenticare che se non abbiamo rimosso le caratteristiche incompatibili, l’errore si riprodurrà ogni volta.
Per questo è sempre bene salvare un file in formato XLS e uno nel nuovo formato di Excel 2007, così da avere una cartella di lavoro condivisibile con chi dispone solo della versione precedente di Excel e al contempo non rinunciamo all’integrità del file creato con la versione 2007 del foglio di calcolo Microsoft.
