Il meccanismo di preparazione di un report, in Access, può risultare complesso a un primo approccio; con un po’ di esercizio, tuttavia, si possono realizzare documenti dall’aspetto molto professionale.
Naturalmente non è solo l’aspetto quello che conta, nei report di Access il grado di personalizzazione è veramente altissimo, basta conoscerne i segreti.
Aprite, per esempio, un report in modalità struttura: dal “Ribbon”, menu “Crea”, premere il pulsante “Struttura report” nel riquadro “Report”.
L’area che si rende disponibile è suddivisa in tre parti:
- intestazione di pagina nella parte alta, serve a contenere tutti quegli elementi che si ripetono nella parte alta di tutte le pagine;
- il corpo, la parte centrale, conterrà i dati del report;
- il piè di pagina pagina, conterrà tutti quegli elementi che troveremo ripetuti su ogni pagina.
Proviamo a scrivere qualcosa nell’intestazione e nel “Piè di pagina” premendo il pulsante “Etichetta”, nel menu “Struttura” e posizionando l’etichetta in ciascuna delle due aree.
L’etichetta serve a contenere il testo statico, ha la stessa funzione delle casella di testo di Excel.
La casella di testo di Access, invece, ha un’altra funzione, si tratta di un oggetto dinamico e che va collegato a un campo proveniente da una tabella o da una query, per proseguire il parallelo con Excel potremmo paragonarla a una cella.
Ma prima di assegnare un campo a una casella di testo occorre assegnare una tabella (o una query) al report.
Per far ciò abilitiamo la “Finestra delle proprietà”, e clicchiamo sul quadratino in alto a sinistra del report.
Dalla scheda “Dati” poi, alla voce “Origine record” cliccando sulla freccetta a destra potremo selezionare la tabella di riferimento che alimenterà il documento.
A questo punto abbiamo più possibilità per posizionare i nostri campi all’interno del corpo del report: possiamo abilitare il pulsante “Aggiungi campi esistenti” trascinando questi ultimi nel corpo del report e posizionandoli a piacere; oppure aggiungere caselle di testo e mantenendole selezionate, scegliere l’origine record sempre da “Finestra proprietà|Dati|Origine del controllo”.
