L’ordine nel lavoro è una priorità, una “conditio sine qua non” per il corretto svolgimento delle attività, ed ecco perché, anche se spesso ce ne dimentichiamo, sarebbe buona pratica associare ai documenti le proprietà che ci consentano di identificarli e reperirli al momento opportuno.
Se creiamo un documento di Microsoft Word 2007, dopo aver provveduto a salvarlo con un nome identificativo, ed eventualmente anche indicativo di un protocollo, ricordiamoci di editarne le proprietà.
Andiamo sul pulsante “Office”, nel menu “Prepara” e clicchiamo su “Proprietà”.
La finestra che si apre in cima al documento che stiamo editando ci consente di inserire dei dati:
- il nome dell’autore del documento;
- il titolo del documento;
- l’oggetto;
- le parole chiave che si possono rendere utili nella ricerca;
- la categoria di appartenenza del documento;
- lo stato di esso;
- eventuali commenti che possano essere associati al documento.
Sempre nella stessa finestra, cliccando sul pulsante “Proprietà documento” (contraddistinto da una piccola icona blu con la lettera i) selezioniamo “Proprietà avanzate” per avere ulteriori dettagli da visualizzare e aggiungere.
La finestra che si aprirà è divisa in schede (“Generale”, “Riepilogo”, “Statistiche”, “Contenuto” e “Personalizza”) e sono quasi tutte editabili, con qualche eccezione riepilogativa.
Quando le proprietà del documento sono state opportunamente “taggate”, non ci sarà bisogno di aprirlo per sapere cosa contiene; basterà andare nella cartella nella quale è stato salvato, e posizionando il cursore del mouse sul documento, si aprirà una piccola nota, che riporta in breve: il tipo di documento (per esempio “Documento di Microsoft Word”), l’autore, l’oggetto, le dimensioni, la categoria e la data dell’ultima modifica.
