Lo sapevi che… sul posto di lavoro si spende ogni settimana il 61% del tempo soltanto per leggere e rispondere alle email, cercare informazioni, organizzare incontri e meeting e confrontarsi con i colleghi? Con i giusti strumenti, si può ottimizzare questo tempo e re-investirlo in modo molto più produttivo.
Ecco tre suggerimenti che, grazie alla tecnologia Microsoft, si possono facilmente implementare in ufficio o in azienda per migliorare il modo di lavorare ed essere più efficienti.
Tips & tricks
1. Trovare le informazioni più velocemente
Lavorare con il cloud permette di salvare tutti i file in uno spazio online pressoché infinito, dove custodire i documenti di lavoro in tutta sicurezza, con la massima semplicità e direttamente dall’applicazione che si sta usando. Viene suggerito su quale spazio cloud salvare il documento in base alla tipologia. A disposizione ci sono: OneDrive, spazio personale; OneDrive for Business, spazio personale sul lavoro (ogni dipendente ha a disposizione 1TB a persona); SharePoint, la intranet aziendale o lo spazio di lavoro interno del tuo gruppo o progetto.
Salvare i file nel cloud permette di tenerli tutti al sicuro in un unico spazio, organizzati secondo le proprie esigenze e accessibili ovunque, da qualsiasi dispositivo. Se serve un documento importante e ci si trova fuori ufficio senza PC, basta una connessione internet o lo smartphone per accedere, visualizzare e persino modificare il documento, ovunque ci si trovi.
2. Lavorare meglio insieme
Una volta che il documento è salvato nel cloud, si aprono molteplici possibilità operative, che permettono di essere ancora più produttivi. La bellezza del cloud è infatti quella di fornire strumenti che permettono di lavorare insieme sullo stesso documento, come un report di vendita o un piano di marketing da tenere aggiornato.
La tecnologia oggi permette di condividere i documenti con un semplice clic, senza più problemi di peso degli allegati e rimbalzi di email, né quello di non riuscire più a trovare l’ultima versione aggiornata. Si può lavorare tutti sullo stesso file, anche in tempo reale e monitorare la cronologia delle modifiche apportate da ogni membro del team per tornare alla versione desiderata in ogni momento. Grazie al cloud, infine, non importa da dove ci si collega, se da Web, PC, tablet o telefono. Ogni cambiamento viene sincronizzato nel documento, automaticamente salvato nel cloud e reso visibile a tutti.
3. Organizzare meeting moderni
Meeting e incontri di lavoro sono parte integrante delle giornate di lavoro, fondamentali per scambiarsi idee, collaborare e fare business. Ma a volte può essere difficile ritrovarsi tutti nello stesso posto. Nuovi strumenti di comunicazione come Skype for Business permettono di organizzare o partecipare attivamente a meeting di lavoro faccia a faccia, senza doversi spostare dall’ufficio risparmiando tempo e denaro per le trasferte. Ci si può confrontare dalla propria scrivania o addirittura dalla macchina! Basta una connessione internet o uno smartphone per organizzare o partecipare a un meeting, con un semplice clic dai propri dispositivi preferiti – siano iOS, Android o Windows – così da presentare, condividere e collaborare su documenti o lavagna virtuale, fino a 250 partecipanti.
Last but not least: serve una risposta al volo? Con un clic si può iniziare una chat e poi aggiungere voce e video o, se necessario, condividere documenti.
Guarda il video per scoprire 3 consigli che, grazie alla tecnologia e ad Office 365, puoi facilmente applicare e che ti aiutano a lavorare in modo più efficiente.
