Il ricorso alla conservazione digitale dei documenti informatici ai fini fiscali è un trend in continua crescita. Basti pensare che soltanto InfoCert – società del gruppo Tecnoinvestimenti e tra i primi certificatori ad avere ottenuto, oltre un anno fa, il riconoscimento ufficiale di Conservatore Accreditato dall’AgID Agenzia per l’Italia Digitale – è responsabile della conservazione di oltre 600 milioni di documenti.
Ma quali sono le ragioni di un simile successo? Innanzitutto, sono immediatamente apprezzabili i vantaggi in termini di sicurezza, conformità garantita alle norme, risparmio economico ed efficienza operativa.
Processo rigorosamente disciplinato dalle legge, la conservazione digitale mantiene intatto nel tempo il valore legale di documenti quali fatture, registro IVA, modello unico e libro giornale. La loro forma e il loro contenuto vengono infatti “congelati” mediante l’apposizione di firma digitale e marca temporale. Se ne assicurano così autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità: requisiti fondamentali in caso di contenzioso.
Essendo i documenti elettronici equiparati per legge a quelli cartacei, la conservazione digitale permette alle aziende di risparmiare sui costi di stampa, stoccaggio e archiviazione: niente fogli, cartelline e faldoni. Tale beneficio economico è ancor più rilevante in presenza di documentazione per la quale vige l’obbligo di conservazione pluriennale. Inoltre, è notevole il risparmio di tempo che le figure amministrative o di segreteria dedicano usualmente all’archiviazione tradizionale così come l’incremento di efficienza di tutta l’organizzazione: a iniziare dall’azzeramento dei rischi di smarrimento dei documenti che, invece, sono ricercabili, accessibili e consultabili in qualsiasi momento e anche da remoto.
In particolare, con InfoCert e il suo LegalDoc Lite, PMI e professionisti beneficiano dell’affidabilità e della qualità di un Conservatore Accreditato AgID e di una soluzione appositamente ideata per le organizzazioni di piccole e medie dimensioni e progettata e realizzata soltanto sulla base delle loro reali esigenze. Gli utenti, infatti, con meno di 10 euro al mese, installano in qualche secondo LegalDoc Lite sul proprio PC, con pochi clic selezionano e inviano i propri documenti in conservazione e – grazie all’apposita app per iOS – li gestiscono anche via smartphone o tablet. E, soprattutto, ogni responsabilità dell’intero processo di conservazione a norma dei documenti e dei loro fascicoli resta in carico esclusivo ad InfoCert.
Peraltro, scegliendo la digitalizzazione, professionisti e imprese possono giovarsi di semplificazioni, incentivi e vantaggi fiscali aggiuntivi rispetto ai benefici già descritti. Basti pensare a quanto varia l’imposta di bollo, dovuta per la tenuta del libro giornale e dei libri sociali obbligatori, a seconda che la contabilità sia gestita in modalità cartacea (16€ ogni 100 pagine o frazione di esse) oppure informatica (16€ ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse).
E come non citare la risoluzione n. 81/E del 23 settembre 2015? Con essa, l’Agenzia delle Entrate ha esonerato, dall’obbligo di comunicazione preventiva dei luoghi di conservazione dei documenti fiscali, il professionista o l’impresa che ne affidi il processo di conservazione digitale ad un soggetto terzo. A patto che quest’ultimo svolga unicamente tale attività di conservazione e non sia, pertanto, anche il depositario delle scritture: come InfoCert.
Senza dimenticare il Decreto legislativo n. 127 del 5 agosto 2015, che incentiva l’utilizzo della fatturazione elettronica e la trasmissione telematica dei corrispettivi, con misure quali l’esecuzione in via prioritaria dei rimborsi IVA (entro tre mesi dalla presentazione della dichiarazione annuale), l’esonero da una serie di comunicazioni obbligatorie (relative a spesometro, “black list”e limitazioni Intrastat) , la riduzione dei termini di accertamento (da quattro a tre anni) e la semplificazione dei controlli fiscali.
Insomma, la Conservazione Digitale non è più uno scenario futuristico. Anzi, con InfoCert e LegalDoc Lite, è un presente sempre più conveniente.
