Sempre per rimanere nella logica che il computer dovrebbe semplificarci la vita, può tornare utile avere dei modelli di email già pronti da spedire, magari modificando solo qualche valore.
Praticamente la stessa cosa che si fa abitualmente con Word, Excel e Powerpoint. In Outlook abbiamo la possibilità di creare template per messaggi di posta elettronica, contatti, attività e appuntamenti, iniziamo a vedere come crearne uno per la posta.
La prima cosa da fare è verificare che Word non sia l’editor delle nostre mail, nel caso andiamo a disabilitarlo in Strumenti – Opzioni – Formato Posta. Procediamo quindi come segue:
- Creare un nuovo messaggio di posta elettronica inserendo tutti quegli elementi che dovranno sempre essere presenti, per esempio alcuni destinatari in CC e in CCN, l’oggetto, una frase introduttiva, saluti e firma;
- Cliccare su File – Salva con nome…;
- Digitare il nome del modello;
- Scegliere come tipo di documento Modello Outlook (.oft), automaticamente il percorso di salvataggio viene aggiornato;
- Cliccare su Salva
Abbiamo così creato il nostro template pronto all’uso, per utilizzarlo ci sono 3 modi:
- File – Nuovo – Scegli modulo…;
- Strumenti – Moduli – Scegli modulo…;
- Il più comodo è sicuramente cliccando sulla freccia a lato del tasto Nuovo sulla barra standard in alto a sinistra e selezionare dalla tendina Scegli modulo….
Nella finestra che appare selezionare dalla tendina Cerca in… i Modelli utente nel file system, apparirà l’elenco con tutti i vostri modelli, doppio clic su quello desiderato per utilizzarlo.
Questa funziona torna sicuramente utile, soprattutto se mandate, per esempio, dei rapporti mensili o dei curriculum vitae.
