Software e siti web aziendali: Guida contabile

Per il corretto trattamento contabile e fiscale, l’impresa deve distinguere tra acquisti di software di base e applicativi, mentre per il sito web aziendale la discriminante è l’utilizzo (sito vetrina, e-commerce, portali integrati): lo spiega la nota operativa 11/2015 dell’Accademia Romana di Ragioneria. Il documento sottolinea la rilevanza del tema della disciplina fiscale da applicare:

«l’utilizzo di software e siti web aziendali, nel pieno dell’era digitale, rappresenta un’esigenza pressoché irrinunciabile per la quasi totalità dei soggetti economici»

sottolineando come la corretta contabilizzazione dei relativi costi non sia agevole dal punto di vista operativo, soprattutto in considerazione delle:

«diverse caratteristiche che in concreto possono qualificare tali componenti di costo».

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Software

Il trattamento contabile cambia a seconda delle tipologie:

• software di base: procedure e programmi necessari per il funzionamento del pc. Esempio classico, i sistemi operativi;
• software applicativi: programmi che consentono alla macchina di assolvere specifiche funzioni che rispondono a esigente precise. Esempi: elaboratori di testo, database, fogli di calcolo e via dicendo.

Il software di base rappresenta un requisito essenziale per il funzionamento dell’hardware, e quindi il costo di acquisto è considerato unitamente a quello del pc su cui è installato, einsieme al quale è capitalizzato come “onere accessorio”. Tecnicamente, rientra nell’ambito di applicazione dell’OIC 16, “Immobilizzazione materiali“. Sul piano fiscale i criteri di determinazione delle quote di ammortamento sono quelli previsti dall’articolo 102 del TUIR (il testo unico delle imposte sui redditi). L’ammortamento può iniziare, insieme al bene a cui si riferisce, dopo l’entrata in funzione produttiva, e deve essere ragguagliato alla durata del periodo di imposta, se inferiore o superiore ai 12 mesi. Se il costo unitario è superiore a 516,46 euro, è consentita la deduzione integrale delle spese di acquisizione nell’esercizio in cui sono state sostenute.

Per il software applicativo il discorso è più complesso. Ecco le diverse tiplogie, con i conseguenti trattamenti fiscali:

• software acquistato a titolo di proprietà o in licenza d’uso a tempo indeterminato: va iscritto nell’attivo patrimoniale, all’interno della voce B.I.3 tra i “Diritti di brevetto industriale e diritti di utilizzazione delle opere dell’ingegno“, attenendosi alle indicazioni contenute nell’OIC 24 “Immobilizzazioni immateriali”. Sul piano fiscale, si applicano i criteri di determinazione delle quote di ammortamento previsti dall’articolo 103, comma 1, del TUIR. Le quote annuali di ammortamento non possono superare il 50% del costo complessivo;
• software prodotto internamente e giuridicamente tutelato: stesso trattamento sopra descritto;
• software acquistato a titolo di licenza d’uso a tempo determinato: la licenza va iscritta a bilancio alla voce B.I.4 “Concessioni, licenze, marchi e diritti simili”. La durata dell’ammortamento, in base all’articolo 103, comma 2 del TUIR, è rapportata al periodo di licenza d’uso. L’ammortamento decorre dal momento in cui il costo è iscritto in bilancio. E’ possibile che ci sia un canone periodico, in questo caso i costi vanno imputati in conto economico in base al principio di competenza;
• software autoprodotto per uso interno e non giuridicamente tutelato: i costi vanno imputati al cnto economico dell’esercizio di effettivo sostenimento. Se i programmi sono utilizzabili per un certo numero di anni, i costi vanno capitalizzati e iscritti alla voce B.I.7 “Altre immobilizzazioni immateriali”.

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Siti web e portali

Qui il discorso è più complesso, perché le norme civilistiche e i principi contabili nazionali non contengono disposizioni specifiche sui costi sostenuti per la realizzazione dei siti internet aziendali, e non c’è nemmeno una normativa fiscale ad hoc. In linea generale, il trattamento dei costi dipende dalle caratteristiche del sito. Ecco le diverse tipologie:

• sito vetrina, ovvero realizzato con la sola finalità di descrivere le attività commerciali dell’impresa: i costi sono assimilabili a quelli di pubblicità e vanno imputati al conto economico dell’esercizio in cui sono sostenuti. Per essere iscritti nell’attivo patrimoniale, devono avere carattere eccezionale e non ricorrente, e rappresentare la ragionevole aspettativa di ritorni economici per l’impresa. Solo nel caso in cui questi costi (di pubblicità) sono assimilabili a quelli di impianto e ammpliamento (è necessaria una stretta correlazione cn il lancio di nuovi prodotti, o con l’apertura di un nuovo impianto), possono essere invece inseriti nell’attivo alla voce B.I.2 “Costi di ricerca, sviluppo e di pubblicità“. L’ammortamento va effettuato entro cinque anni. Sul piano fiscale, la disciplina di riferimento è l’articolo 108, comma 2, del TUIR. E’ infine possibile, solo se l’unica finalità del sito è quella di fornire un’immagine positiva dell’impresa, considerare i costic ome spese di rappresentanza. In questo caso, la capitalizzazione non è consentita, mentre fiscalmente la deducibilità è regolata dall’articolo 108, comma 2 del TUIR e resta la totale indetraibilità IVA.

• sito e-commerce: in questo caso, il sito è una piattaforma di commercio elettronico, che quindi riguarda l’attività commerciale dell’impresa. Il trattamento fiscale e contabile sarà uguale a quello dei software applicativi acquistati a titolo di proprietà, i costi di realizzazione vanno iscritti alla voce B.I.3 “Diritti di brevetto industriale e utilizzazione delle opere dell’ingegno“. Se però il sito rappresenta un’espansione dell’attività aziendale in direzioni precedentemente non perseguite, le spese vanno indicate alla voce B.I.1 tra i “Costi di impianto e di ampliamento“;
• portali aziendali integrati: è un’ipotesi frequente, in cui il sito si integra con sistemi gestionali e altre funzioni aziendali. In questo caso, il costo complessivo fra le diverse componenti va separato: nel caso in cui il sito sia appaltato a terzi, si deve chiedere al soggetto incaricato della realizzazione una lettera che certifichi la quota di costo riferibile al sito vetrina e quella invece che riguarda il gestionale. I costi di manutenzione e gestione (aggiornamento periodico dei contenuti, mantenimento server) vanno iscritti nel conto economico dell’esercizio in cui sono sostenuti. C’è una prassi internazionale per la gestione dei siti web che chiarisce che i costi rappresentano un’attività immateriale autoprodotta, soggetta alle regole dello IAS 38, che esclude la possibilità di iscrivere nell’attivo patrimoniale gli oneri per siti aventi funzione pubblicitaria.