Nel pacchetto Office è disponibile una procedura che consente, in pochi e semplici passaggi, di realizzare un organigramma funzionale dall’aspetto professionale. È sicuramente il metodo più efficiente per costruire organigrammi, cosa che altrimenti, occupa moltissimo tempo. Immaginiamo la creazione, la formattazione e, soprattutto le modifiche ad un organigramma costruito con forme, linee, frecce e connettori della barra degli strumenti Disegno. Analizziamo questo meccanismo nel dettaglio facendo riferimento all’applicativo Microsoft Word che, generalmente, viene utilizzato in quanto consente di aggiungere facilmente del testo a commento dell’organigramma funzionale (la stessa procedura, comunque, si utilizza anche per creare organigrammi funzionali in Microsoft Excel e Microsoft PowerPoint).
=> Creare un grafico in un documento di Word
L’avvio della procedura
Per creare un organigramma funzionale all’interno di un documento di Word si utilizza il comando “Organigramma” posto nel menu Inserisci>Immagine.
Figura 1. Selezionare lo strumento “Organigramma”
A video compare una semplice struttura a due livelli e la barra degli strumenti “Organigramma” che consente, attraverso i suoi pulsanti e menu, di compiere tutte le operazioni necessarie.
=> Far di conto …con Word
Creazione della struttura
Per creare la struttura si utilizzano i comandi posti nell’elenco del pulsante Inserisci forma della barra degli strumenti Organigramma; è sufficiente selezionare una forma preesistente e scegliere il comando appropriato (Subordinato, Collaboratore o Assistente) che indica la relazione della nuova figura professionale.
Figura 2. Assegnare un ruolo alla forma
Successivamente, si completa la forma trascrivendo i dati necessari (nome del dipendete e/o funzione in azienda) al suo interno. Per rimuovere una forma inserita erroneamente è sufficiente selezionarla ed utilizzare il tasto CANC.
Scelta del layout
Le voci all’interno dell’elenco relativo al pulsante Layout della barra degli strumenti Organigramma consentono di disporre l’organigramma secondo alcuni layout predefiniti (Standard, Sporgente a entrambi i lati, Sporgente a sinistra, Sporgente a destra). Per uniformare il layout dell’intero organigramma è sufficiente selezionare la prima forma, dalla quale partono tutte le relazioni, ed assegnare lo stile desiderato; diversamente, per assegnare un layout specifico solo ad una sotto struttura si seleziona la forma dalla quale partono le sotto-relazioni che si intendono rappresentare diversamente e si applica il layout prescelto.
Da notare che per assegnare i layout predefiniti è necessario avere attivata la voce Layout automatico del menu (nel caso contrario, Word avvisa l’utente con una finestra di dialogo dell’impossibilità di assegnare automaticamente il layout prescelto).
Diversamente, la disattivazione della voce Layout automatico consente di personalizzare ulteriormente le forme e i connettori dell’organigramma (questa procedura però non è molto utilizzata se non nel caso in cui si devono rappresentare degli organigrammi particolarmente complessi): per farlo, si selezionano le singole forme o connettori e si interviene trascinando i quadratini di ridimensionamento che compaiono sull’oggetto selezionato.
Figura 3. Tipologie di grafico
=> Creare un organigramma con Word 2007
Le voci dell’elenco del pulsante Seleziona della barra degli strumenti Organigramma consente, invece, di selezionare parti specifiche dell’organigramma (Livelli, Rami, Tutti gli Assistenti, Tutte le linee di connessione) e si utilizza quando si intende apportare ulteriori modifiche all’organigramma o, come vedremo, per assegnare elementi di formattazione uniformi agli oggetti; ad esempio, se si utilizza la voce Livello dopo aver selezionato una forma vengono evidenziate tutte le altre forme poste, in orizzontale, sullo stesso livello appunto, del diagramma, mentre se si utilizza la voce Rami vengono evidenziati le dipendenze delle forme sottostanti a quella selezionata.
Da notare che la selezione di parti di un diagramma può essere fatta anche tenendo premuto il tasto SHIFT e facendo clic sulle diverse forme.
Formattazione dell’organigramma
Dopo la realizzazione della struttura e la disposizione delle forme attraverso i layout automatici o personalizzati, si procede con la formattazione dell’organigramma. Word mette a disposizione numerosi stili predefiniti per eseguire rapidamente la formattazione; per accedere a questi ultimi si utilizza il pulsante Formattazione automatica posto sulla barra degli strumenti Organigramma e si interviene nella all’interno della finestra “Raccolta stili organigramma” che appare a video.
Figura 4. Finestra “Raccolta stili organigramma”
=> Inserire fogli di calcolo e presentazioni in Word
Naturalmente è possibile anche personalizzare ulteriormente l’organigramma dopo aver assegnato uno stile di formattazione automatica; è sufficiente, difatti, selezionare le forme interessate ed intervenire con gli strumenti consueti di formattazione (ad esempio, è possibile assegnare un carattere o una dimensione differente al testo contenuto nelle forme oppure modificare una forma o un connettore dopo aver disattivato per lo stesso, il Layout automatico).
Posizionamento dell’organigramma
Per posizionare correttamente un organigramma all’interno di un documento di Word si utilizza una delle voci disponibili nell’elenco del pulsante “Disposizione testo” della barra degli strumenti Organigramma.
Figura 5. Disporre il testo vicino al grafico
L’opzione “In linea con il testo” esclude la possibilità di far scorrere del testo ai lati dell’organigramma ed è quella maggiormente utilizzata; diversamente, nel caso in cui l’organigramma non ha dimensioni eccessive e si intende commentare con del testo il suo contenuto, è preferibile utilizzare la voce “Incorniciato” in maniera da far scorrere il testo su di un lato.
Per assegnare maggiori opzioni al tipo di posizionamento prescelto si interviene all’interno della finestra Layout avanzato.
Figura 6. Finestra “Layout avanzato”
Per visualizzare quest’ultima si utilizza il comando “Organigramma” del menu “Formato” (in alternativa è sufficiente fare un doppio clic sulla cornice che racchiude l’organigramma), si seleziona la scheda Layout quindi, il pulsante Avanzate posto al suo interno.
