Il cliente rappresenta nella libera professione la fonte primaria di guadagno: conoscerlo e catalogare tutte le informazioni che lo riguardano permette di elaborare strategie più o meno complesse, fondamentali per il sostentamento dell’attività. È possibile, senza acquistare software e senza conoscenze informatiche, creare sul proprio PC un’applicazione per la gestione dell’anagrafica clienti: basta una versione recente di Microsoft Excel. Di seguito una breve guida su come operare.
=> Tutti i tutorial: come usare Excel per attività di lavoro
Intestazioni di colonna
Dopo aver aperto Excel e aver rinominato un foglio come CLIENTI, partendo da A1 e proseguendo orizzontalmente ricopiamo le intestazioni “Id”, “Data Inserimento”, “Intestazione”, “Nome – Ragione sociale”, “Indirizzo”, “Cap”, “Città”, “Prov.”, “Codice fiscale”, “Partita IVA”, “Telefono”, “Mail” e “Note”.
Impostazione formato campi
Impostiamo il tipo di dati per ciascuna colonna (Campo) della tabella.
Selezionare la colonna A cliccando sull’intestazione di colonna (la lettera A). Cliccare col tasto destro del mouse sulla selezione e poi su FORMATO CELLE:
Nella scheda NUMERO, della finestra FORMATO CELLE, scegliere GENERALE:
Confermare col tasto OK.
Selezioniamo adesso la colonna B e ripetere le operazioni con l’unica differenza che andrà scelto il formato DATA anziché quello numerico. Selezionare poi le colonne comprese tra C e M, ripetere i passaggi scegliendo però un formato TESTO per associarli a TELEFONO, PARTITA IVA o CAP (perché il formato numerico cancella automaticamente gli zeri iniziali).
Automatizzare data e protocollo
Per evitare di impostare manualmente, ad ogni immissione, il numero di protocollo (Id) e la data inserimento, utilizziamo una colonna non facilmente visibile, lontana dalla nostra futura tabella, per esempio la colonna AA. Scriviamo su AA2 e AA3 rispettivamente 1 e 2.
Lasciando le celle selezionate, facciamo click sul pulsante RIEMPIMENTO della scheda HOME:
…poi su SERIE:
Infine, attiviamo l’opzione RIEMPIMENTO AUTOMATICO e confermiamo con OK:
Impostiamo ora le formule che trascriveranno automaticamente il numero di protocollo (Id) e la data di trascrizione non appena verrà digitato un Nome/Ragione sociale. A questo scopo scriviamo:
- Su A2:
- =SE(D2=””;””;AA2)
- Su B2
- =SE(D2=””;””;OGGI()).
Limitazioni per i dati inseriti
Ora vediamo come porre delle limitazioni ai vari record che andremo ad inserire. Per esempio visto che la Partita IVA è un codice numerico di 11 caratteri, faremo in modo che nel campo omonimo possano essere inseriti sempre e solo 11 caratteri, in caso contrario Excel ci dovrà restituire un messaggio di errore. A tale scopo:
Selezionare la cella J2. Nella scheda DATI clicchiamo sul pulsante CONVALIDA DATI:
Nella finestra, attraverso i menù “Consenti” e “Dati” impostare rispettivamente i valori ‘LUNGHEZZA TESTO’ e ‘UGUALE A’, nel campo “Lunghezza” trascrivere invece il numero dei caratteri digitabili cioè 11:
Cliccare in alto sulla scheda Messaggio di errore e impostare un messaggio da visualizzare in caso di mancato rispetto della condizione appena impostata:
Confermare col tasto OK.
Nel campo ‘Codice Fiscale’ dovremo fare una cosa simile, con l’unica differenza che i codici fiscali possono avere 16 cifre o 11 (quelli provvisori). Proviamo ad impostare le condizioni su Excel: ripetiamo i primi due punti precedenti e nella finestra, attraverso i menù “Consenti” e “Dati” impostiamo rispettivamente i valori ‘LUNGHEZZA TESTO’ e ‘UGUALE A’; nel campo “Lunghezza” trascriviamo il numero dei caratteri digitabili cioè 16.
Per evitare di digitare per forza 16 caratteri, impostiamo un avviso che ci segnali quando stiamo violando la regola perché per esempio abbiamo la necessità di inserire un codice provvisorio. A tale scopo clicchiamo in alto sulla scheda ‘Messaggio di errore’. Attraverso il menù ‘Stile’ scegliamo AVVISO. Impostiamo affianco anche un breve messaggio:
Infine confermiamo col tasto OK.
Creazione tabella
“Diciamo” adesso ad Excel che quello scritto sulla riga 1 del nostro foglio di lavoro è parte di una tabella. Trarremo giovamento in seguito da questa operazione. A tale scopo: Clicchiamo su una intestazione qualsiasi, per esempio A1. Poi clicchiamo sul pulsante TABELLA della scheda INSERISCI:
Infine nella finestra CREA TABELLA lasciate attivo il check ‘TABELLA CON INTESTAZIONI’ e confermate con OK:
Il risultato sarà simile a quello dell’illustrazione:
In Excel, le tabelle velocizzano l’inserimento dati. Infatti se provassimo a digitare qualche riga, assicurandoci di non scrivere nulla nelle prime due colonne (lì abbiamo impostato delle formule), ci accorgeremmo che ad esempio per passare da un campo a quello successivo non dobbiamo far altro che cliccare il tasto TAB (quello con le doppie frecce, sopra il lucchetto). Quando poi terminata una riga dobbiamo passare a quella successiva si utilizza sempre TAB. Non solo, le formule impostate e le condizioni verranno riportate ogni volta che verrà generata una nuova riga della tabella.
Impostare form
Nelle ultime versioni di Excel per velocizzare l’inserimento dati ed evitare di sovrascrivere erroneamente sulle formule dei primi due campi, è possibile utilizzare form, finestra aggiuntiva sovrapposta al foglio di lavoro, sul modello dei popup dei siti Internet. Per come è strutturata, ci impedirà anche di sovrascrivere le celle in cui abbiamo impostato formule. Vediamo come utilizzarla.
Facciamo click su FILE e poi su OPZIONI:
Nella finestra, clicchiamo su Barra di accesso rapido:
Agiamo ora sul menù ‘Scegli comandi da’, posto nella parte superiore della finestra e scegliamo ‘Tutti i comandi’:
Dovrebbero essere stati elencati tutti i comandi in ordine alfabetico. Scorrete l’elenco di sinistra e selezionate ‘MODULO’, dopodiché cliccate il pulsante ‘Aggiungi’ per associare la nuova funzionalità con la barra di accesso rapido:
Se avete operato correttamente, nell’elenco di destra dovrebbe esserci la voce ‘Modulo’.
A questo punto cliccate OK per confermare:
Ora, nella barra di accesso rapido ci sarà il pulsante ‘Modulo’:
Per poterlo utilizzare occorrerà fare un click all’interno della tabella, su una cella qualsiasi, solo dopo potremo fare click su ‘Modulo’. Il risultato sarà una finestra stile popup, attraverso la quale digitare i nostri dati. Il tasto Tab consentirà il passaggio da un campo all’altro, il tasto ‘invio’ ci consentirà di passare a un nuovo record, mentre nei campi dove sono state impostate formule non potremo digitare nulla.
