Numerare le fatture all’arrivo con un apposito protocollo, integrare i documenti ricevuti in PDF per i quali l’IVA è pagata dal committente (reverse charge) predisponendo un apposito documento, registrare le fatture di acquisto nel registro IVA assegnando un numero progressivo, annotare nel registro IVA acquisti gli elementi con protocollo di arrivo, completare la procedura di conservazione sostitutiva e distrurre i documenti in formato cartaceo. Questa procedura “fai da te” di conservazione fatture è considerata dal fisco corretta in base alla legge. Lo stabilisce l’Agenzia delle Entrate rispondendo a specifico interpello di un contribuente.
=> Un modello di fattura integrato con database
Il Fisco ricorda innanzitutto la regola generale sulla conservazione digitale dei documenti: se sono digitali sin dall’inizio, non c’è alcun obbligo di conservazione su supporti fisici. Se invece il documento fiscale non è informatico sin dall’inizio, è comunque possibile, per la relativa conservazione, «procedere all’acquisizione della relativa immagine tramite il processo di generazione dello spool (o rappresentazione grafica) di stampa», purché l’immagine così ottenuta rispecchi fedelmente il contenuto del relativo documento. E’ comunque necessario, in caso di controlli fiscali, che il documento informatico sia reso leggibile e, a richiesta, disponibile su formato cartaceo o informatico presso la sede del contribuente oppure presso il luogo di conservazione delle scritture contabili.
E veniamo al procedimento di conservazione prospettato dal contribuente: i primi tre passaggi sono considerati corretti. Eccoli nel dettaglio:
- numerazione con apposito protocollo di arrivo alfanumerico e univoco, differenziato a seconda del formato del documento ricevuto /se cartaceo o digitale;
- integrazione dei documenti ricevuti in Pdf per i quali la normativa prevede il reverse charge IVA mediante la predisposizione di un altro documento, che verrà allegato all’immagine della fattura, contenente sia i dati necessari per l’integrazione sai gli estremi della stessa. Questo documento viene predisposto tramite apposito software, che provvede alla conservazione sostitutiva unitamente alla fattura di riferimento, senza che entrambi vengano mai stampati in formato cartaceo;
- registrazione fatture di acquisto nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo.
Per quanto riguarda i due punti successivi (registrazione fatture di acquisto nel registro IVA mediante assegnazione di un numero progressivo, e completamento procedura di conservazione), vengono fornite delle precisazioni. La norma (articoli 25 e 39 del Dpr 633/1972) prevede l’ordinata rilevazione del documento di acquisto e l’univocità dell’annotazione nei registri contabili. L’obiettivo si raggiunge attribuendo un numero di protocollo all’atto della ricezione e il numero progressivo IVA all’atto della registrazione. Non è necessario che il numero progressivo del registro IVA coincida con il protocollo di ricezione: l’annotazione di entrambi i numeri sia sul registro dei protocolli di arrivo sia sul registro IVA acquisti, assicura la univoca correlazione fra dati contenuti nel documento e nei registri. In pratica, dal registro di protocollo si può agevolmente risalire alla registrazione del documento sul registro IVA e viceversa.
Nel momento in cui è assicurata la perfetta corrispondenza fra dati contenuti in fattura e dati riportati nel registro IVA (compresa l’annotazione del numero progressivo riferito al protocollo di arrivo), non è indispensabile l’apposizione fisica del numero progressivo IVA sul documento originale. é invece necessario che la consultazione dell’archivio informatico renda possibile reperire agevolmente qualsiasi documento originale contraddistinto dal numero protocollo di arrivo e conservato nell’archivio cartaceo.
La procedura seguita dal contribuente è conforme a quella appena illustrata (contenuta nel documento di prassi), e quindi condivisibile. Resta inteso, sottolinea l’Agenzia delle Entrate, che la possibilità di non stampare i documenti è consentita solo nel caso in cui la conservazione elettronica sia effettuata secondo le modalità previste dalla legge (decreto ministeriale giugno 2014), per cui la conservazione deve essere eseguita entro il terzo mese successivo al termine di presentazione della dichiarazione dei redditi (anche se il periodo d’imposta non coincide con l’anno solare). Quindi:
- un contribuente con periodo d’imposta coincidente con l’anno solare concluderà il processo di conservazione dei documenti entro il 31 dicembre 2017;
- un contribuente con periodo d’imposta non coincidente con l’anno solare, conserverà i documenti 2016 entro il terzo mese successivo alla presentazione della prima dichiarazione presentata successivamente al 31 dicembre 2016.
