In virtù di un mandato, i rappresentanti e gli agenti di commercio procacciano clienti e concludono contratti in nome e per conto dell’impresa dalla quale sono incaricati, la quale riconoscerà loro una provvigione sugli affari conclusi. Il contratto tra agente e mandante deve essere provato per iscritto come disciplinato dall’articolo 1742 del codice civile. In molti casi tuttavia il contratto è sostituito dalla lettera di incarico che costituisce un mandato.
Obbligo dell’agente è assicurare una continua collaborazione all’imprenditore dal quale ha ricevuto mandato. Di contro, obbligo della società mandante è quello di offrire all’agente il diritto di esclusiva. La società mandante, come disciplinato dall’articolo 1743 del codice civile, non può avvalersi contemporaneamente di più agenti per la stessa zona e per lo stesso ramo di attività. Di contro, potrebbe essere causa di risoluzione del contratto l’inoperosità prolungata dell’agente.
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Il diritto di esclusiva è strettamente legato ad una zona. Per zona si intende l’area entro la quale l’agente può esercitare la propria attività di rappresentanza. Tutti i clienti acquisiti all’interno della zona si considerano di competenza dell’agente anche se questi non ha promosso l’affare. Solitamente la zona viene individuata all’interno di un’area geografica. Tuttavia il concetto di area può essere inteso anche nella sua accezione più ampia ossia una determinata tipologia di clienti specificamente indicata nel contratto. Il codice civile stabilisce che l’agente di commercio è colui che ha l’incarico di promuovere gli affari o di concluderli in nome della mandante. In questo caso l’agente è munito di rappresentanza.
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A differenza di un agente, un rappresentante può firmare in nome della mandante (e quindi vincolare la società) in quanto munito di procura. In questo caso ha anche facoltà di quietanzare le fatture. L’agente di commercio può essere monomandatario o plurimandatario a seconda che lo stesso opera per una o più imprese le quali non devono essere in concorrenza tra di loro. Si ha invece rapporto esclusivo nel caso in cui l’agente si impegna a esercitare l’attività per un solo mandante. Il molti casi può accadere che la società mandante affida merce in deposito all’agente. L’uso della rappresentanza con deposito serve a rendere più facile e diretta la distribuzione. L’agente che riceve la merce in deposito ha l’obbligo di custodirla e di restituirla non appena la società ne faccia richiesta.
Correlati agli agenti e rappresentati si annoverano altre figure. Gli agenti generali, per esempio, che svolgono attività di coordinamento e controllo a fronte di un compenso addizionale. Il commissario è un soggetto che, dietro mandato, acquista e vende beni per conto del committente. Tratta con il venditore come se fosse il cliente finale e con l’acquirente come se fosse il venditore. Solitamente, non ha una zona determinata. Il concessionario è un imprenditore che acquista e rivende beni in una determinata zona, solitamente affidatagli in esclusiva.
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Il mediatore è colui che mette in relazione le parti per la conclusione dell’affare: non è legato da alcun tipo di rapporto ed è necessario che faccia gli interessi di entrambe le parti.
Il piazzista è il dipendente (lavoratore subordinato) dell’imprenditore assunto stabilmente dall’impresa con l’incarico di piazzare un prodotto in una determinata area. Solitamente la sua remunerazione è composta da una quota fissa, indipendente dalla quantità di contratti conclusi, e una variabile, ossia una provvigione sulle vendite. Quando opera in aree molto vaste prende nome di viaggiatore di commercio.
Il procacciatore d’affari ha le medesime funzioni dell’agente di commercio, ossia agevolare il collocamento dei beni o servizi prodotti dall’impresa. La differenza è che non è legato all’impresa in modo stabile e continuativo e la sua attività è prestata in modo occasionale e svincolata da fedeltà: solitamente ha diverse ditte cui procurare gli affari e, di volta in volta, e seguendo criteri meramente soggettivi, sceglie se concludere rapporto con una ditta piuttosto che un’altra.
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Il subagente è la persona della quale si avvale l’agente per attività su una zona molto ampia e difficilmente gestibile. I subagenti non trattano con la casa mandante ma hanno come riferimento l’agente dell’impresa che riconoscerà, a sua volta, una provvigione (solitamente più bassa di quella riconosciuta dall’impresa). La possibilità di ottenere la collaborazione di subagenti può talvolta essere condizionata dal contratto che il mandante firma con il mandatario.
L’articolo 1748 del codice civile prevede che l’agente ha diritto alla provvigione, che sorge nel momento esatto in cui l’operazione viene conclusa, indipendentemente dall’avvenuto pagamento del corrispettivo da parte del cliente o dall’incasso della fattura. Tuttavia, sono sempre più frequenti i casi in cui la mandante tenta di ridurre il tempo che va dalla consegna della merce all’incasso della fattura offrendo all’agente un’ulteriore provvigione sull’incassato a titolo di incentivo.
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I pagamenti delle provvigioni avvengono trimestralmente a seguito di presentazione della fattura da parte dell’agente, compilata sulla base di un estratto conto che la mandante fornirà all’agente. L’importo pagato sarà al netto della ritenuta d’acconto. Al momento della ricezione della fattura l’impresa contabilizzerà il costo fatturato:
Al momento del pagamento l’impresa dovrà contabilizzare la ritenuta d’acconto:
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L’agente potrà emettere note di variazione, di addebito e di accredito per procedere alla correzione di errori di fatturazione. Tali documenti dovranno essere regolarmente annotati nel registro IVA. Si pensi ad esempio all’agente X che si trova a dover restituire alla mandante eventuali acconti provvigionali già fatturati. In tal caso, dovrà emettere nota di accredito evidenziando le provvigioni da restituire, l’IVA e l’Enasarco. Non dovrà stornare le ritenute fiscali già versate in quanto potrà recuperarle in sede di dichiarazione dei redditi.
